 把這張縮圖用A4的紙列印出來，寫上V001-01，底片袋也寫上卷號V001-01，再把二者放入底片簿裏(如下圖)，最後放入防潮箱中存放，平常並不需要把底片簿拿出來翻閱(底片越少接觸光線及濕氣越能保存長久)，想找圖片的時後，可以先看硬碟上存放的縮圖檔，當找到要用的資料，再去拿光碟片或是底片。 |
| 底片資料整理好之後，這些DATA如何轉換成資訊(INFORMATION)呢？我是用Microsoft
Excel來管理的，首先開啟一個新的檔案，如果你是那種比較懶或比較忙的人，只要以卷(一卷底片)為查詢範圍就可以，那只需要用到一張工作表(sheet)，如果你想精確掌握每一張、或是其中某幾張重要照片資訊的話，那就需要用到二張工作表(sheet1、sheet2)，我個人是建議用精準的作法(用二張工作表)，雖然在鍵入資料時會多花一些時間，但是累積下來的資訊，會讓你日後更容易比較分析，人的記憶是很有限的，這些資料日後可是很珍貴的紀錄呢。
下面這張圖例就是EXCEL的表格，第一列(row)，我們輸入欄位(column)名稱，依您的需要可自行增減欄位，比如編號索引(V001-01)、拍攝相機、底片種類、沖片地點、光碟片編號、整卷圖片內容簡要說明等欄位。
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| 範例中的各個sheet已改名為"135"、"120"及"詳細資料"等，改sheet的方法是在標籤上方快按滑鼠左鍵二下後即可輸入) |
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| 在工具列選<資料><篩選><自動篩選>，你就會看到下拉式箭頭出現，這個下拉式箭頭的好用之處，在於下條件找資料。
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| 按下其中一個箭頭之後，你會看到這個視窗表，把你要的條件輸入(包含、且、或)等等，輸完一個欄位之後，這個欄位就會以你下的條件列出符合的資料，如果還不夠，再選其它的欄位再輸條件，你就可以很精確的找出你想要的圖片，這時候你就知道，資料再多也不怕，而且如果你的excel用的熟練的話，你還可以從相片的資料中統計你拍的習慣(比如風景的拍了幾張，或拍風景時我常用那種底片，或我常用那個光圈快門，那隻鏡頭最常用.......)，哇真是太棒了。 |
 如果你想要詳細紀錄每張作品的資料，你可以在Sheet2裏面輸入更詳細的資料，日後的回憶也就越充實，只是EXCEL限制一個工作表只能有65536行，扣掉第一行的欄位說明，你大概可以記錄1820卷的底片資料，這樣夠不夠用呢，如果還嫌不夠也沒關係，你可以用excel再開一個工作表(如左圖)。
或是把現有資料匯出，用Access來管理，反正Microsoft自家的東西沒有相容的問題，Access的資料庫功能更是強大，只是使用者介面沒有excel那麼容易罷了。還有，這個excel檔案因為每有新作品就要更新，所以不用把他燒在光碟片上(備份除外)，但請務必好好保存，因為它可以說是一把開啟你作品資料庫之鑰。沒有它，你想從數千、數萬張作品中找資料，那可就花時間囉。
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